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Software gestionale destinato agli archivi d’artista

Mercoledì 19 giugno alle ore 17:30 negli spazi della Fondazione Corrente (via Carlo Porta 5, Milano) sarà presentato Archy Art, l’innovativo software gestionale destinato agli archivi d’artista sviluppato dalla Startup Archy Media srls.
Il progetto del software è stato curato da Alessandra Donati (docente di legislazione del mercato dell’arte e avvocato), Roberto Ammendola (dottore commercialista e revisore legale in Milano) ed Elisabetta Modena (storica dell’arte e curatrice). Consulenza di CBA Studio Legale e Tributario – Art Law Practice

Oltre ai curatori del software prenderanno parte alla presentazione anche: Alvise Di Canossa (Presidente Arterìa – Art Defender), Italo Carli (Direttore Generale di AXA Art Italia), Filippo Tibertelli De Pisis (Presidente AitArt).

Il software gestisce e semplifica tutte le operatività correnti e istituzionali di un archivio d’artista a differenza dei principali prodotti in uso, che consentono solo la gestione del catalogo delle opere e la loro pubblicazione online. 
L’archivio d’artista è una realtà sempre più presente e significativa nel sistema dell’arte contemporanea: come assume l’Associazione Italiana Archivi d’Artista, esso è un “ente culturale dinamico, impegnato costantemente nell'aggiornamento e nell'organizzazione e conservazione delle tracce della vita e della personalità di un artista e ne promuove la conoscenza della figura e dell'opera”.
Archy Art nasce dalla constatazione della problematicità e dell’incertezza gestionale, contabile e amministrativa in cui spesso si trova l’archivio d’artista, una realtà relativamente recente spesso gestita dall’artista stesso o dagli eredi e intermediari avvalendosi di un numero limitato di collaboratori. A causa della sua attività intermedia tra conservazione, ricerca e mercato, l’archivio d’artista si pone innanzitutto come luogo primo di tutela della memoria dell’artista e di garante in un sistema che vede come attori protagonisti case d’asta, galleristi, collezionisti, ricercatori, pubblico e musei. Anche per questo motivo una delle attività in cui l’archivio è principalmente impegnato è quello della redazione del catalogo ragionato. 

Il software Archy Art ha lo scopo di:

·       Supportare chi lavora all’archivio fornendo gli strumenti utili a perseguire il fine principale di queste realtà: promuovere la conoscenza degli artisti e del loro lavoro;

·       Facilitare le attività quotidiane degli archivi;

·       Tutelare l’archivio d’artista rispetto al mercato;

·       Garantire trasparenza e tracciabilità delle attività;

·       Conservare la documentazione prodotta;

·       Aiutare l’archivio a interfacciarsi con istituzioni pubbliche e private nelle attività quotidiane. 



Nello specifico il software presenta moduli di gestione organizzativa pensati per diverse forme statutarie dell’archivio d’artista (associazione, fondazione, comitato, trust, società benefit e archivio in forma individuale). Secondariamente, propone moduli e protocolli per la gestione amministrativa e contabile delle attività, anche commerciali, degli archivi supportate dai relativi modelli contrattuali, come ad esempio, il contratto di prestito per mostre, di comodato a lungo termine, di compravendita, di donazione di opere, anche di modico valore, o di cessione dei diritti d’autore nonché dalle necessarie modelli di informativa per gli adempimenti privacy.

Una sezione fondamentale è dedicata alle attività del comitato per le autentiche e agli adempimenti documentali previsti (verbali, procedure, moduli per presa in carico dell’opera, contratto per la valutazione dell’opera, avvisi di riunione periodica del comitato, fino al rilascio della certificazione di archiviazione o di non archiviazione).

Il software propone poi una sezione chiamata “diario dell’archivio” in cui è possibile tracciare tutte le attività storiche e presenti dell’archivio (attività di catalogazione, prestito, acquisizione, mostre, pubblicazioni, conferenze, convegni, attività didattica, ricerca, tesi), una funzionalità utile anche a semplificare le attività di comunicazione alla stampa e di gestione dei social media.

Infine il software prevede una sezione di catalogazione, con una scheda unica semplificata per tre tipologie di oggetti (opere, documenti e libri) che parte dall’imprescindibile lavoro dell’ICCD (Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione) e dal modello contrattuale dei PACTA (Protocolli per l’autenticità, la cura e la tutela dell’arte contemporanea).

Archy Media può inoltre fornire supporto e consulenze in ambito legale, fiscale, amministrativo, archivistico e di catalogazione, curatoriale e di progettazione culturale, ufficio stampa, comunicazione e social media, servizi informatici e web, servizi assicurativi, logistica e trasporto opere, perizie e valutazioni, servizi editoriali e grafici grazie a una rete di professionisti del settore.

Le informazioni possono essere ulteriormente garantite da un programma Blockchain realizzato con il supporto di RMStudio del Dott. Raffaele Mazzeo implementabile nel software.

Per i collezionisti, le gallerie e altri archivi, saranno lanciati a breve i prossimi pacchetti software adeguati in relazione alle specificità che li contraddistinguono.

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